Calendrier indicatif des différentes démarches (dans le cas d’un déplacement en février)
| Moment de l’année | Formalité |
| Fin année scolaire -1 | Déposer le projet au secrétariat et à l’intendance : « Demande de voyage scolaire » et « Budget prévisionnel » |
| Présenter au vote en CA | |
| Courant septembre | Diffusion aux familles d’une information détaillée, en précisant que les élèves doivent disposer d’un passeport valide 6 mois après le retour en France (attention aux délais d’obtention) |
| Courant octobre | Réunion d’information en direction des familles / remise de tous les documents exigés par le lycée |
| Signature de la demande d’autorisation pour recevoir les chèques des familles | |
| Réception et vérification des divers documents remplis par les familles accompagnés des chèques | |
| Avant le versement de l’acompte par le lycée | Transmission à l’intendance de la liste des inscrits avec les chèques (en une, deux ou trois liasses) et les RIB |
| Début décembre | Transmission à l’intendance de l’imprimé pour déclaration conjointe à l’assurance-annulation |
| Déclaration sur le site académique | |
| Déclaration sur le site Ariane (voir le secrétariat du lycée) | |
| Faire les éventuelles demandes de subvention(s) | |
| Janvier | Envoyer les listes des élèves qui partent aux équipes pédagogiques, et au bureau de la vie scolaire (ainsi que des accompagnateurs) |
| Avant le départ | Ordre(s) de mission |
| Demander éventuellement la régie d’avance | |
| Préparer toutes les photocopies des passeports, cartes d’identité, visas, assurances, autorisations de sortie du territoire avec photocopie de la pièce d’identité du parent signataire et éventuellement du livret de famille. | |
| Prendre aussi une copie de la base SIECLE de l’établissement. | |
| Arrivée à l’étranger | Envoyer un message au chef d’établissement et aux familles |
| Retour en France | Envoyer un message au chef d’établissement |
| Après le retour | Fournir à l’intendance les justificatifs éventuels de dépenses |
| Dans le cas d’un échange : échanger avec l’intendance sur les devis pour l’accueil en France (il est même conseillé de le faire avant le départ à l’étranger si le groupe doit venir en mars) | |
| Mai | Etablir un récapitulatif des dépenses à l’étranger et éventuellement en France pour vérification conjointe et calcul éventuel du reliquat à remettre aux familles |
| Fin juin – début juillet | Etablir un compte rendu du voyage ou de l’échange en fonction de la subvention obtenue |
| Début juillet | Versement du reliquat aux familles |