Au départ de tout projet de voyage et d’échange, le professeur doit prévoir avec quel(s) partenaire(s) il va travailler (école russe, voyagiste, compagnie aérienne etc…) et se renseigner auprès de l’administration sur le budget admis par l’établissement (charte, décision du CA sur les voyages ou échanges déjà en place…).
Après avoir établi un premier programme prévisionnel (non définitif encore), il lui faut recueillir un premier engagement des familles prêtes à participer au projet afin d’établir un budget prévisionnel.
Voici quelques incontournables de l’organisation d’un voyage/échange rassemblés par rubriques.
Un autre article intitulé « calendrier » complète ce Vademecum.

1) Démarches administratives auprès de l’établissement scolaire en France :
– Consulter la charte des voyages de l’établissement.
– Faire voter à l’avance (si possible en juin) le voyage en Conseil d’administration. Tant que le vote n’a pas eu lieu il n’est pas possible de demander des paiements aux familles : en fonction de l’établissement il convient de remplir un imprimé ou de noter sur papier libre :
• La destination
• Les dates du séjour en Russie et du séjour en France
• Le coordonnateur du projet et le nombre d’accompagnateurs
• Le nombre d’élèves concernés (une fourchette), classes
• Les objectifs pédagogiques
• Le type d’hébergement prévu
• Le mode de déplacement
• Le budget : ce prix doit tenir compte des billets d’avion, de train, d’autobus, des frais de visas, de l’assurance annulation, et des frais liés à l’accueil en France dans le cas d’un échange.
• L’assurance annulation peut être souscrite moyennant paiement (par les familles, à inclure dans le prix du voyage) par l’établissement auprès de la compagnie qui l’assure.
– Remplir à l’Intendance une demande d’autorisation à recevoir des chèques des familles.
– Remettre à l’Intendance les différents versements avec la liste des élèves, les classes, la qualité (demi-pensionnaire/ externe/ interne) les numéros de chèques, les montants et éventuellement le nom du chèque s’il est différent du nom de l’élève.
– Subventions possibles : cela dépend essentiellement des établissements scolaires, des villes et des régions de France : le Fond social de l’établissement, le foyer socio-éducatif ou La Maison des lycéens, la ville, le Conseil Général ou Régional. Des dons d’entreprises sont également possibles mais tous les dons doivent être votés en Conseil d’Administration. D’autre part certains parents peuvent obtenir pour leur enfant une aide de leur entreprise. L’établissement scolaire doit pour cela établir une attestation au nom de l’élève (certaines entreprises ont aussi un imprimé spécial)
– déclarations (obligatoires) du déplacement à faire sur les sites : académique (par exemple Perceval en Nouvelle Aquitaine) et gouvernemental : Ariane.
– faire établir des ordres de mission par l’établissement avant le départ.
– en cas de besoin demander une régie d’avance à l’intendance : il s’agit d’une somme d’argent (liquide ou CB) qui peut être allouée par l’établissement au responsable accompagnateur.
– penser à donner à l’établissement scolaire plusieurs contacts en cas de problème durant le voyage (numéros de téléphone, adresses électroniques…).

2) Information aux familles
– Fournir à toutes les familles une information détaillée sur le voyage et faire un sondage auprès d’elles avant même de présenter le projet au chef d’établissement puis au CA afin de connaître le nombre d’élèves réellement prêts à s’engager. Un échange suppose la réciprocité de l’accueil. Organiser une réunion pour répondre à toutes les interrogations.
Fixer une date limite d’inscription qui sera obligatoirement accompagnée d’un premier versement et en informer les familles sous forme électronique et sur papier. Être très vigilant quant aux échéances et anticiper les éventuels retards dans la programmation du calendrier. Attention notamment aux délais d’obtention d’un passeport.
– L’inscription interviendra à cette date bien définie accompagnée de :
• un premier versement
• un RIB de la famille auquel sera retourné à la fin de l’année scolaire l’éventuel reliquat
• un bulletin d’engagement (inscription + accueil d’un élève russe)
• une fiche sanitaire type CERFA
• une autorisation de tournage et diffusion (pour les photos et films qui pourraient être projetés ensuite)
• un contrat ou règlement de conduite à adopter pendant le séjour (signé par l’élève et les parents)
• une autorisation de sortie du territoire accompagnée de la photocopie de la pièce d’identité du parent signataire (et d’une copie du livret de famille en cas de noms différents). Attention aux élèves qui ont un passeport hors Union européenne : il faut procéder à des démarches particulières. L’invitation aussi est différente.
• voir aussi la Charte des voyages de l’établissement à ce sujet.
– Créer une liste de diffusion des élèves et parents français de façon à communiquer de façon efficace en France mais aussi depuis la Russie

3) Contacts avec l’école russe
– Liste détaillée des élèves avec les contacts et adresses électroniques (élèves et parents). Signaler à l’avance tout problème alimentaire ou médical.
– Invitation officielle établie par l’école russe : cette invitation est obligatoire pour faire établir les visas. Elle doit comprendre plusieurs éléments : voir https://www.afr-russe.fr/spip.php?article3679

4) Démarches pour l’obtention des visas : voir https://www.afr-russe.fr/spip.php?article3681 et https://www.afr-russe.fr/spip.php?article3680
Cette procédure est en évolution constante, il faut être vigilant.
Compter au moins quinze jours pour faire faire les visas à Paris.
Faire avant le départ les photocopies des listes d’élèves et des parents (avec leurs coordonnées), des passeports, visas…

5) Déroulement du séjour en Russie :
– avertir le chef d’établissement français ainsi que les familles de l’arrivée et du retour du groupe
– il peut être intéressant et utile de prévoir une heure chaque matin entre les élèves et les accompagnateurs français de façon à faire le point sur les expériences, les impressions de la veille, sur la visite du jour, à dissiper des malentendus, à noter des mots de vocabulaire et des expressions
– Préparer un questionnaire de fin de séjour à faire remplir aux élèves (de façon anonyme) le dernier jour ou dans l’avion sans attendre le retour au domicile (même si ce questionnaire peut être complété par un autre un peu plus tard)

6) Accueil en France : il doit être préparé très à l’avance en raison des réservations (autobus, visites…) qui doivent être faites. Quelques idées pour établir le programme :
– Visite de cours en essayant de diversifier : cours généraux mais aussi Arts plastiques, chant, sport… Collège, école primaire du quartier…
– Activités diverses : cuisine, recherche en CDI, rallye dans le lycée …
– Excursions de type varié
– Spectacles en milieu scolaire ou autres
– Rencontre avec des acteurs de l’établissement scolaire ou de la ville
– questionnaire à la fin du séjour à faire remplir aux Russes